Privacybeleid – Uw gegevens bij ons

1. Inleiding

Dit privacybeleid beschrijft hoe als klein bedrijf wordt omgegaan met persoonsgegevens wanneer gebruik wordt gemaakt van de diensten of wanneer de website wordt bezocht. Persoonsgegevens worden zorgvuldig en vertrouwelijk verwerkt, in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en overige toepasselijke Nederlandse wet- en regelgeving.

In dit beleid staat welke gegevens worden verzameld, waarom dat gebeurt, op welke rechtsgrond de verwerking is gebaseerd, hoe lang gegevens worden bewaard en welke rechten betrokkenen hebben.

2. Wie zijn wij?

Dit privacybeleid is van toepassing op de website en diensten van het bedrijf (hierna: “wij” of “ons”). De contactgegevens zijn te vinden op de contactpagina van de website. Voor vragen over dit privacybeleid of over de verwerking van persoonsgegevens kan contact worden opgenomen via de gegevens op die pagina.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

De volgende categorieën persoonsgegevens kunnen worden verwerkt:

Identificatiegegevens: naam, voorletters, aanhef.
Contactgegevens: e-mailadres, telefoonnummer, adres, postcode en woonplaats.
Accountgegevens (indien van toepassing): gebruikersnaam, wachtwoord (versleuteld) en voorkeuren.
Betalingsgegevens: bankrekeningnummer, betaalstatus, factuurgegevens en betaalmethode. Er worden geen volledige creditcardgegevens opgeslagen.
Communicatiegegevens: inhoud van berichten die worden verstuurd via contactformulieren, e‑mail of telefoonnotities.
Nieuwsbriefgegevens: naam en e‑mailadres en informatie over het openen van de nieuwsbrief en het klikken op links.
Gebruiksgegevens website: IP‑adres (waar mogelijk geanonimiseerd), browsertype, apparaattype, bezochte pagina’s, klikgedrag, datum en tijd van bezoek.
Cookiegegevens: voorkeuren, statistieken en – indien toestemming is gegeven – marketingcookies. Zie ook de cookieverklaring (indien aanwezig).

4. Hoe verkrijgen wij uw gegevens?

Persoonsgegevens worden op de volgende manieren verkregen:

Rechtstreeks van de betrokkene: bij het invullen van een formulier op de website, het aanmelden voor de nieuwsbrief, het aanvragen van een offerte, het sluiten van een overeenkomst of bij telefonisch of schriftelijk contact.
Via de website: door het gebruik van cookies en vergelijkbare technieken die informatie verzamelen over het gebruik van de website.
Via analytics-tools: bijvoorbeeld via Google Analytics of een vergelijkbare dienst, waarmee geanonimiseerde of gepseudonimiseerde statistieken over websitegebruik worden verzameld.
Via betaalproviders: bij betalingen via een externe betaalprovider wordt beperkte betalingsinformatie ontvangen om de betaling te kunnen koppelen aan een bestelling of dienst.

5. Voor welke doeleinden gebruiken wij uw gegevens?

Persoonsgegevens worden gebruikt voor de volgende doeleinden:

Dienstverlening en uitvoering van overeenkomsten: voor het verwerken van aanvragen of bestellingen, het leveren van diensten

Privacybeleid Pro Jiu Jitsu vzw

Pro Jiu Jitsu vzw hecht veel belang aan de bescherming van persoonsgegevens en de privacy van alle leden, geïnteresseerden en bezoekers. Dit privacybeleid legt uit welke persoonsgegevens worden verzameld, hoe deze worden verwerkt en welke rechten betrokkenen hebben volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en de Belgische privacywetgeving.

Verwerkingsverantwoordelijke

Pro Jiu Jitsu vzw is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in dit privacybeleid. Pro Jiu Jitsu vzw is gevestigd in België en verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de AVG/GDPR en de toepasselijke Belgische regelgeving.

Verkrijgen van persoonsgegevens

Pro Jiu Jitsu vzw kan persoonsgegevens ontvangen en verwerken via verschillende kanalen, waaronder:

De website en online contactformulieren
Inschrijvings- en aanmeldformulieren voor trainingen, lessen, evenementen en proeflessen
Meta/Facebook/Instagram leadformulieren en andere sociale media formulieren
E-mail, telefoon en andere rechtstreekse communicatie
Fysieke formulieren en documenten die worden ingevuld in de club

Dit gebeurt onder andere wanneer iemand informatie aanvraagt, zich aanmeldt voor een proefles, zich inschrijft als lid, deelneemt aan een evenement of zich inschrijft voor een nieuwsbrief.

Welke persoonsgegevens worden verwerkt

Afhankelijk van het doel kunnen onder meer de volgende categorieën persoonsgegevens worden verwerkt:

Identificatiegegevens: naam, voornaam, geboortedatum, geslacht
Contactgegevens: adres, e-mailadres, telefoonnummer
Lidgegevens: lidnummer, type lidmaatschap, start- en einddatum, trainingsgroep
Betalings- en facturatiegegevens: rekeningnummer, betalingsstatus, facturatiegegevens
Communicatiegegevens: inhoud van berichten via contactformulieren, e-mail of sociale media
Marketing- en voorkeurgegevens: inschrijving op nieuwsbrieven, voorkeuren voor communicatie
Beeldmateriaal: foto’s en video’s van trainingen en evenementen, indien toegestaan
Technische gegevens: IP-adres, browsergegevens en gebruik van de website, voor zover nodig voor de werking en beveiliging van de website

Doeleinden van de verwerking

Pro Jiu Jitsu vzw verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden, waaronder:

Beheer van ledenadministratie en inschrijvingen
Organisatie van trainingen, lessen, stages en evenementen
Communicatie over lessen, wijzigingen, activiteiten en praktische informatie
Afhandeling van vragen en informatieaanvragen
Verwerking van betalingen en boekhoudkundige verplichtingen
Verzenden van nieuwsbrieven en promotionele communicatie, indien toestemming is gegeven of er sprake is van een bestaande relatie
Verbeteren van de website en dienstverlening
Publicatie van sfeerbeelden van activiteiten, indien toegestaan en met respect voor de rechten van betrokkenen

Rechtsgrond van de verwerking

Pro Jiu Jitsu vzw verwerkt persoonsgegevens op basis van één of meerdere van de volgende rechtsgronden:

Toestemming: bijvoorbeeld voor het ontvangen van nieuwsbrieven of het gebruik van bepaalde foto’s.
Uitvoering van een overeenkomst: bijvoorbeeld voor het beheer van een lidmaatschap of inschrijving.
Wettelijke verplichting: bijvoorbeeld voor boekhoudkundige en fiscale verplichtingen.
Gerechtvaardigd belang: bijvoorbeeld voor het verbeteren van de werking van de club, het informeren van leden over activiteiten of het beveiligen van de website, mits de belangen en rechten van betrokkenen worden gerespecteerd.

Bewaartermijnen

Pro Jiu Jitsu vzw bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht of toegestaan is. Lidgegevens worden in principe bewaard gedurende de looptijd van het lidmaatschap en een redelijke periode daarna voor administratieve en wettelijke doeleinden. Gegevens die niet langer nodig zijn, worden veilig verwijderd of geanonimiseerd.

Delen van persoonsgegevens

Persoonsgegevens worden niet verkocht aan derden. Gegevens kunnen wel worden gedeeld met zorgvuldig geselecteerde verwerkers en partners, voor zover dit nodig is voor de uitvoering van de activiteiten van Pro Jiu Jitsu vzw, zoals:

IT- en hostingproviders voor de website en e-mail
Administratieve en boekhoudkundige dienstverleners
Softwareleveranciers voor ledenbeheer en communicatie

Met deze partijen worden verwerkersovereenkomsten afgesloten waarin passende beveiligingsmaatregelen en vertrouwelijkheid worden gegarandeerd. Indien persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, worden passende waarborgen voorzien in overeenstemming met de AVG/GDPR.

Beveiliging van persoonsgegevens

Pro Jiu Jitsu vzw neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies, misbruik of openbaarmaking. Deze maatregelen worden regelmatig geëvalueerd en aangepast waar nodig.

Rechten van betrokkenen

Iedereen van wie Pro Jiu Jitsu vzw persoonsgegevens verwerkt, heeft onder de AVG/GDPR onder meer de volgende rechten:

Recht op inzage in de eigen persoonsgegevens
Recht op verbetering van onjuiste of onvolledige gegevens
Recht op verwijdering van gegevens, in de gevallen voorzien door de wet
Recht op beperking van de verwerking
Recht op overdraagbaarheid van gegevens (dataportabiliteit), voor zover van toepassing
Recht om bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen, waaronder direct marketing
Recht om een eerder gegeven toestemming

Delen van persoonsgegevens met derden en internationale doorgifte

Wij delen uw persoonsgegevens uitsluitend met zorgvuldig geselecteerde derden voor zover dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening of om te voldoen aan wettelijke verplichtingen. Het kan hierbij gaan om onze hostingprovider, betalingsverwerker, nieuwsbriefdienst, aanbieders van analytische tools en overige IT- en adviesdienstverleners. Met al deze partijen sluiten wij verwerkersovereenkomsten waarin onder meer geheimhouding, beveiliging, duur van de verwerking en terug- of verwijdering van gegevens zijn vastgelegd.

Indien persoonsgegevens worden doorgegeven aan partijen buiten de EU/EER, gebeurt dit uitsluitend wanneer een passend beschermingsniveau is gewaarborgd. Dit kan bijvoorbeeld op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of door het gebruik van door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses). Waar nodig treffen wij aanvullende maatregelen, zoals pseudonimisering of versleuteling, om uw gegevens extra te beschermen.

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige verwerking. Deze maatregelen omvatten onder meer versleutelde verbindingen (zoals TLS/SSL), toegangsbeperking tot systemen en gegevens, sterke wachtwoord- en autorisatiebeleid, regelmatige software-updates en back-ups, en bewustwordingstraining voor medewerkers. In het geval van een (vermoedelijk) datalek hanteren wij een vast incidentresponsproces. Wij onderzoeken het incident, beperken de gevolgen zoveel mogelijk en nemen corrigerende maatregelen om herhaling te voorkomen. Indien wettelijk vereist, melden wij het datalek bij de bevoegde toezichthouder en, wanneer nodig, bij de betrokkenen die door het datalek worden geraakt.

Uw rechten onder de AVG

Als betrokkene heeft u op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) diverse rechten. U heeft het recht op inzage in de persoonsgegevens die wij over u verwerken, het recht op rectificatie als gegevens onjuist of onvolledig zijn, en het recht op verwijdering (het ‘recht om vergeten te worden’) wanneer aan de wettelijke voorwaarden is voldaan.

Daarnaast kunt u verzoeken om beperking van de verwerking, bijvoorbeeld als u de juistheid van gegevens betwist, en heeft u recht op overdraagbaarheid van gegevens (dataportabiliteit): op uw verzoek verstrekken wij de door u aangeleverde persoonsgegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat, of dragen wij deze – indien technisch mogelijk – over aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.

U heeft verder het recht om bezwaar te maken tegen bepaalde vormen van verwerking, zoals profilering of direct marketing. Voor zover wij uw gegevens verwerken op basis van uw toestemming, kunt u deze toestemming te allen tijde intrekken. Het intrekken van toestemming heeft geen terugwerkende kracht en laat de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking onverlet.

U kunt uw rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via privacy@voorbeeld.nl of per post: Voorbeeld BV, T.a.v. Privacy, Voorbeeldstraat 1, 1234 AB Plaats. Vermeld in uw verzoek ten minste uw naam, contactgegevens, een duidelijke omschrijving van uw verzoek en, indien nodig, voldoende informatie om uw identiteit te verifiëren. Wij reageren in de regel binnen één maand na ontvangst van uw verzoek. In uitzonderlijke gevallen kan deze termijn met maximaal twee maanden worden verlengd; in dat geval informeren wij u hierover.

Als u van mening bent dat wij niet zorgvuldig met uw persoonsgegevens omgaan of uw rechten niet correct respecteren, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl. Uiteraard stellen wij het op prijs als u uw klacht eerst bij ons meldt, zodat wij samen kunnen zoeken naar een passende oplossing.

Neem gerust contact op bij privacyvragen.